Curso Reuniones eficaces
Métodos y herramientas para preparar y conducir una reunión con eficacia
Las reuniones son algo ineludible en el ámbito de la empresa. Cualquiera puede verse obligado a conducir una reunión. Intervenir con éxito implica responder a un desafío de eficacia colectiva para optimizar el tiempo que transcurre en una reunión: lograr avances en los proyectos comunes, mejorar los procesos de trabajo, compartir datos útiles, tomar decisiones conjuntas o resolver problemas... Implica también responder a un desafío personal, puesto que la reunión es una situación en la que toda persona es "visible" y da la oportunidad de valorar su trabajo y de mostrar el valor de sus ideas y aptitudes.
La formación "Reuniones eficaces" le aporta métodos y consejos prácticos para preparar, conducir y concluir sus reuniones con eficacia.
Programa de la formación presencial
1. DIAGNOSTICAR SU FORMA DE LLEVAR UNA REUNIÓN
- Identificar el lugar que ocupan las reuniones en su trabajo y ponderar su eficacia.
- Analizar el resultado de una reunión: qué ha sido eficaz, qué ha sido improductivo.
- Evaluar el rol de quién dirige la reunión: puntos fuertes, puntos que pueden mejorar, preguntas.
2. PREPARAR LA REUINIONES: ELEMENTO CLAVE DEL ÉXITO
- Definir con precisión el objetivo que se espera alcanzar al final de la reunión.
- Hacer la lista de los participantes.
- Establecer el orden del día y definir la duración de cada punto.
- Elegir los métodos más apropiados para alcanzar el objetivo.
- Preparar los contenidos.
- Crear las condiciones para el éxito:
- - Invitar con antelación a los participantes.
- - Organizar la logística apropiada.
3. DIRIGIR LA REUNIÓN EN CADA ETAPA: GARANTÍA DE CREDIBILIDAD
- Cuidar la introducción:
- Recordar los objetivos, el contexto y el orden del día.
- Avanzar hacia el objetivo y procurar que se llegue a conclusiones intermedias.
- Hacer el resumen y cerrar la reunión.
4. DIRIGIR LA REUNIÓN REAFIRMANDO EL LIDERAZGO
- Desarrollar las capacidades de escucha.
- Asegurar la implicación de los participantes.
- Facilitar el intercambio y la generación de ideas.
- Apoyarse en la dinámica de grupo para avanzar hacia el objetivo.
- Tratar con tacto las objeciones y los recelos de los participantes.
- Ganar en soltura para hacer frente a "participantes difíciles".
5. HACER EL SEGUIMIENTO "POST REUNIÓN", PARA VALIDAR RESULTADOS
- Precisar cuáles fueron los puntos claves de la reunión y los compromisos de cada participante.
- Procurar que se difundan rápidamente las decisiones que se han tomado.
- Organizar la comunicación y/o la aplicación de las decisiones que se han tomado
Toda persona que debe conducir una reunión o un grupo de trabajo o participar en ellos.
Objetivos de la formación
- Preparar las reuniones con eficacia.
- Dirigir con soltura todo tipo de reuniones: de información, de decisión, de proyecto, de resolución de problemas, de intercambio de experiencias...
- Lograr la participación activa de los miembros del grupo.
- Crear las condiciones de éxito de modo que el plan de acción sea concreto y que la reunión consiga resultados.
Beneficios de la formación
- El método pedagógico activo y el número limitado de participantes permiten que el alumno adquiera una preparación intensiva para conducir y dirigir reuniones efectivas.
- Todos reciben consejos personalizados y enriquecen su práctica de conducción de reuniones.
“La Fundación Tripartita participa en la gestión de las ayudas para financiar las acciones de formación profesional para el empleo dirigidas a empresas y trabajadores pero, en ningún caso, las organiza ni las imparte.”